Acesso aberto teses obrigatoriedade Portugal: o que a lei exige

Assim que o grau de mestre ou de doutor é concedido, a dissertação deixa de ficar guardada apenas no seu computador. O artigo 50.º do Decreto-Lei n.º 115/2013 obriga a que uma cópia digital seja depositada num repositório da rede RCAAP, operada pela Fundação para a Ciência e a Tecnologia. É este o ponto de partida de qualquer discussão sobre acesso aberto teses obrigatoriedade Portugal, e convém conhecê-lo antes de chegar à secretaria com o ficheiro final e uma declaração de autorização para assinar.

Muitos estudantes só descobrem esta regra no fim do percurso, quando os serviços lhes pedem a versão definitiva, os resumos, as palavras-chave e uma decisão sobre embargo. Essa decisão tem consequências concretas: pode afetar a submissão de um artigo a uma revista científica, um pedido de patente ou o compromisso de confidencialidade assumido com a empresa onde realizou o estágio.

Este guia reúne o texto legal em vigor, explica quem é responsável pelo quê, que prazos se aplicam, quando é legítimo pedir um embargo e o que deve verificar, passo a passo, para que o depósito corra sem surpresas.

O que diz a lei: acesso aberto teses obrigatoriedade Portugal

A norma central é o artigo 50.º do regime jurídico dos graus e diplomas do ensino superior, na redação republicada pelo Decreto-Lei n.º 115/2013, que alterou o Decreto-Lei n.º 74/2006. O n.º 1 não deixa margem para dúvidas: «As teses de doutoramento, os trabalhos previstos nas alíneas a) e b) do n.º 2 do artigo 31.º e as dissertações de mestrado ficam sujeitas ao depósito obrigatório de uma cópia digital num repositório integrante da rede do Repositório Científico de Acesso Aberto de Portugal, operado pela Fundação para a Ciência e a Tecnologia, I. P.»

Três ideias resultam diretamente deste texto. Primeiro, a obrigação abrange o mestrado e o doutoramento, sem distinguir áreas científicas nem o tipo de instituição que confere o grau. Segundo, o depósito tem de ser feito num repositório que integre a rede RCAAP, o que, na prática, corresponde ao repositório institucional da universidade ou do politécnico onde concluiu o ciclo de estudos. Terceiro, a lei inclui as modalidades alternativas de doutoramento previstas no artigo 31.º, como a compilação de trabalhos já publicados ou, nas artes, as obras acompanhadas de fundamentação escrita.

Depósito obrigatório não é o mesmo que acesso aberto imediato

O n.º 2 do mesmo artigo explica a finalidade da regra: «O depósito visa o tratamento e a preservação dos referidos trabalhos científicos, bem como a difusão, em regime de acesso aberto, da produção que não for objeto de restrições ou embargos.» Ou seja, o depósito acontece sempre, mas a difusão pública do texto integral é a regra aplicável apenas ao que não estiver sujeito a restrições ou embargos.

É esta nuance que gera mais confusão. Muitos mestrandos assumem que o acesso aberto implica que qualquer pessoa leia a dissertação completa no dia seguinte à defesa, e entram em pânico quando têm dados de uma empresa ou um artigo em revisão. A lei prevê precisamente estas situações, desde que a restrição seja justificada e aceite pela instituição.

Quem faz o depósito e o prazo legal de 60 dias

O n.º 5 do artigo 50.º define o responsável e o prazo: «As obrigações de depósito referidas nos números anteriores são da responsabilidade de cada estabelecimento de ensino superior que confere o grau e devem ser cumpridas em prazo não superior a 60 dias a contar da data de concessão do mesmo.»

A obrigação legal recai sobre a instituição, não sobre o estudante. Isso não significa que possa ficar à espera: para cumprir esse limite de 60 dias, as escolas fixam calendários internos que exigem a entrega da versão final, já com as correções pedidas pelo júri, num prazo bem mais curto. Se a instituição tem de depositar dentro desse período, é natural que peça o ficheiro definitivo e os formulários assinados logo nas semanas seguintes às provas.

Cada escola organiza este circuito à sua maneira, com formulários próprios, plataformas de submissão e responsáveis distintos, que podem ser os serviços académicos, a secretaria do departamento ou a biblioteca. Por isso, vale a pena ler o regulamento do seu ciclo de estudos com antecedência. Pode começar pelos nossos guias sobre as regras da dissertação de mestrado na NOVA FCT, o regulamento geral da Universidade do Porto e as normas da FEUP, as etapas de entrega, júri e defesa na Universidade de Évora ou o regulamento da dissertação em Engenharia Mecânica no IST.

O que costuma ser pedido ao estudante

Os elementos variam de instituição para instituição, mas o pedido de depósito inclui habitualmente:

• a versão final do trabalho num formato digital aceite pelo repositório, idêntica à versão aprovada pelo júri;
• uma declaração ou termo de autorização onde indica o regime de acesso pretendido (aberto, embargado ou restrito);
• o resumo e as palavras-chave, frequentemente em português e em inglês;
• a identificação do orientador e, quando existe, do coorientador;
• um pedido fundamentado de embargo, se for esse o caso, normalmente com parecer do orientador.

RCAAP, Biblioteca Nacional e DGEEC: os três destinos do seu trabalho

Quando se fala de acesso aberto teses obrigatoriedade Portugal, pensa-se quase sempre apenas no repositório. Contudo, o artigo 50.º prevê três destinos diferentes, com regras próprias. A tabela seguinte resume o que a lei determina para cada um.

O exemplar em papel na Biblioteca Nacional

O n.º 4 acrescenta uma obrigação exclusiva do doutoramento: «As teses de doutoramento, os trabalhos previstos na alínea a) do n.º 2 do artigo 31.º e as fundamentações escritas a que se refere a alínea b) do n.º 2 do mesmo artigo estão, ainda, sujeitas ao depósito de um exemplar em papel na Biblioteca Nacional de Portugal.» As dissertações de mestrado não constam desta norma. Se é doutorando, confirme junto dos serviços se a impressão e o envio são tratados pela instituição ou se lhe pedem exemplares adicionais para esse efeito.

O acesso da DGEEC para fins estatísticos

O n.º 6 determina que «os estabelecimentos de ensino superior devem facultar o acesso sem restrições da Direção-Geral de Estatísticas da Educação e Ciência aos conteúdos depositados na rede do Repositório Científico de Acesso Aberto de Portugal para fins de recolha e processamento de indicadores estatísticos». Na letra da lei, este acesso não depende do regime escolhido para o público, pelo que um trabalho embargado continua a poder ser contabilizado na monitorização da produção científica nacional. Não se trata de publicação: é um acesso institucional com finalidade estatística.

Embargos: quando pode adiar o acesso aberto

Como vimos, a própria lei reconhece que parte da produção pode estar sujeita a «restrições ou embargos». A FCT, nas suas orientações de acesso aberto, explica a lógica aplicada ao trabalho financiado com dinheiro público: «São contempladas exceções temporárias através de períodos de embargo (frequentemente até 12 meses), caso existam razões justificadas (como proteção de propriedade intelectual, processos de patenteamento ou restrições editoriais temporárias), após os quais o acesso aberto integral se torna efetivo.»

A palavra-chave é temporário. Um embargo adia a disponibilização do texto integral, mas não substitui o depósito nem elimina o objetivo final de acesso aberto. A duração concreta e o procedimento de aprovação dependem do regulamento da sua instituição e, se for bolseiro, das condições do financiamento.

Situações que costumam justificar um embargo

• Pedido de patente em preparação: divulgar o método ou o protótipo antes do pedido pode comprometer a novidade da invenção.
• Artigo submetido ou em revisão: algumas revistas têm políticas editoriais que restringem a divulgação prévia de resultados.
• Dados confidenciais de uma empresa: frequente em dissertações que nascem de estágios, sobretudo em engenharia e gestão.
• Informação sensível sobre participantes: quando, mesmo anonimizados, os dados permitem identificar pessoas ou instituições, o tema deve ser discutido com o orientador e com a comissão de ética.

Como fundamentar o pedido

Fale com o orientador antes da defesa, e não depois. Um pedido de embargo convincente identifica o motivo concreto (por exemplo, o número de processo de um pedido de patente ou a revista a que o artigo foi submetido), propõe uma duração compatível com esse motivo e indica a data a partir da qual o texto pode ficar disponível. Nos repositórios, é habitual que os metadados, como o título, o autor e o resumo, continuem visíveis durante o embargo, pelo que deve escrever o resumo de forma a não revelar a informação que pretende proteger.

Formatos de ficheiro e metadados: a Portaria 285/2015

Os aspetos técnicos não ficaram ao critério de cada escola. A Portaria n.º 285/2015, de 15 de setembro, «veio complementar a lei, aprovando o regulamento técnico de depósito e os formatos autorizados para os ficheiros digitais». Na prática, isto significa que não pode presumir que qualquer ficheiro serve: confirme junto da biblioteca ou dos serviços académicos qual o formato exigido e se há requisitos de preservação a longo prazo.

Os metadados merecem a mesma atenção que o próprio texto. São eles que tornam a dissertação encontrável no repositório, no portal agregador RCAAP e nos motores de busca académicos. Um título vago ou palavras-chave genéricas fazem com que o trabalho fique invisível para quem pesquisa o tema. Se escreve a dissertação no Tesify, pode exportar a versão final em PDF, Word ou LaTeX e confirmar a formatação antes de a submeter ao repositório.

Antes de enviar o ficheiro, verifique estes pontos técnicos:

• as fontes estão incorporadas e as figuras mantêm resolução legível;
• não restam comentários, controlo de alterações ou notas internas;
• os hiperligações do índice e das referências funcionam;
• o nome do ficheiro segue a convenção pedida pela instituição;
• a versão submetida coincide com a versão aprovada pelo júri, incluindo as correções exigidas.

Porque o acesso aberto também trabalha a seu favor

É fácil ver a regra como mais uma formalidade burocrática, mas a lógica do acesso aberto beneficia diretamente quem a cumpre. Uma dissertação disponível no repositório pode ser lida por investigadores, potenciais orientadores de doutoramento e empregadores que procuram competências específicas. Torna-se também uma prova pública e datada do seu trabalho, útil quando o quer citar numa candidatura a bolsa.

O sistema funciona nos dois sentidos. Quem está a estudar um tema novo encontra nos repositórios dissertações já defendidas, com revisões de literatura, instrumentos e metodologias que ajudam a delimitar o próprio projeto. Explicamos como fazer isto com rigor no guia sobre onde encontrar teses de enfermagem já defendidas em Portugal, cuja lógica se aplica a qualquer área. Esta visibilidade tem uma contrapartida: um trabalho público é mais facilmente comparado com outros textos, o que torna a integridade académica ainda mais importante. Se precisar de apoio na revisão, consulte os serviços e manuais de escrita académica das universidades portuguesas.

Checklist prático antes de entregar a versão final

Para transformar a regra de acesso aberto teses obrigatoriedade Portugal numa tarefa simples, siga esta sequência nas semanas anteriores e posteriores à defesa:

1. Leia o regulamento do seu mestrado ou doutoramento e anote o prazo interno de entrega da versão final.
2. Pergunte aos serviços que formato de ficheiro é aceite e que formulários terá de assinar.
3. Decida com o orientador, antes das provas, se existe motivo real para pedir embargo.
4. Se pedir embargo, reúna a documentação que o justifica e defina a data de levantamento.
5. Introduza as correções pedidas pelo júri e confirme que nada ficou por alterar.
6. Reveja o título, o resumo e as palavras-chave a pensar em quem vai pesquisar o tema.
7. Se é doutorando, confirme como é tratado o exemplar em papel para a Biblioteca Nacional.
8. Depois do depósito, procure o seu trabalho no repositório e verifique se os metadados e o regime de acesso estão corretos.

Erros comuns no depósito da tese

• Assumir que o depósito é opcional: não é. O que pode variar é o regime de acesso ao texto integral.
• Pedir embargo por receio genérico: sem motivo concreto, o pedido tende a ser recusado e atrasa todo o processo.
• Esquecer o compromisso com a empresa do estágio: se assinou um acordo de confidencialidade, isso deve ser resolvido antes da defesa.
• Entregar uma versão diferente da aprovada: a versão depositada deve refletir exatamente o trabalho avaliado e corrigido.
• Escrever um resumo que revela o que se quer proteger: durante o embargo, os metadados costumam continuar públicos.
• Não verificar o resultado final: erros no nome do orientador ou nas palavras-chave ficam visíveis durante anos.

Perguntas frequentes

É obrigatório depositar a dissertação de mestrado em acesso aberto?

O depósito de uma cópia digital num repositório da rede RCAAP é obrigatório para todas as dissertações de mestrado e teses de doutoramento, nos termos do artigo 50.º do Decreto-Lei n.º 115/2013. A difusão em acesso aberto é a regra, mas não se aplica à produção sujeita a restrições ou embargos justificados.

Quanto tempo tem a universidade para depositar a tese no RCAAP?

A lei determina que o depósito é da responsabilidade da instituição que confere o grau e deve ser feito em prazo não superior a 60 dias a contar da data de concessão do grau. Para cumprir esse limite, as escolas costumam pedir a versão final ao estudante bastante antes.

Posso pedir embargo à minha tese?

Sim, desde que exista uma razão justificada, como a proteção de propriedade intelectual, um processo de patente ou restrições editoriais temporárias. As orientações da FCT referem embargos frequentemente até 12 meses, após os quais o acesso aberto integral se torna efetivo; o procedimento concreto depende do regulamento da sua instituição.

A tese de doutoramento também tem de ser entregue em papel?

Sim. Para além da cópia digital no repositório, as teses de doutoramento e as modalidades alternativas previstas no artigo 31.º estão sujeitas ao depósito de um exemplar em papel na Biblioteca Nacional de Portugal. As dissertações de mestrado não estão abrangidas por esta obrigação.

Quem pode aceder a uma tese embargada?

Durante o embargo, o texto integral não fica disponível ao público, embora os metadados costumem permanecer visíveis no repositório. A lei obriga, no entanto, as instituições a facultar à Direção-Geral de Estatísticas da Educação e Ciência acesso sem restrições aos conteúdos depositados, exclusivamente para recolha de indicadores estatísticos.