Publicação Open Access Custos APC: Guia FCT e b-on

Um artigo aceite numa revista híbrida pode chegar ao autor acompanhado de uma fatura de Article Processing Charge que nenhum projeto da FCT vai reembolsar. Perceber a lógica da publicação open access custos APC em Portugal é, por isso, uma decisão tão estratégica como escolher a revista. É essa lógica que determina se paga do próprio bolso, se fica coberto por um acordo nacional ou se cumpre a política de acesso aberto por outra via, sem qualquer custo direto.

Para quem está no mestrado ou no doutoramento, a questão surge quase sempre no pior momento: o capítulo da tese transformou-se num manuscrito, o orientador sugere uma revista e o sistema de submissão pergunta que opção de licenciamento pretende. Nessa altura, as regras da FCT e da b-on já deviam ser conhecidas, porque algumas condições, como o endereço de correio eletrónico usado na submissão, não se corrigem depois.

O que se segue organiza essas regras pela ordem em que as vai encontrar: escolha da revista, submissão, aceitação e depósito em repositório. Cada etapa inclui os pontos de verificação que evitam surpresas.

Publicação open access custos APC: o que está em causa

A Article Processing Charge (APC) é a taxa que uma editora cobra para publicar um artigo em acesso aberto imediato, ou seja, legível por qualquer pessoa sem subscrição. No modelo tradicional, quem paga é o leitor, ou, na prática, a biblioteca da sua instituição através de subscrições. No acesso aberto pago, o custo desloca-se para o autor, para a instituição ou para o financiador. Quando se discute publicação open access custos APC, a pergunta útil nunca é apenas «quanto custa», mas «quem paga e em que condições».

Os valores variam muito entre editoras e títulos, e não existe uma tabela de referência única. A informação fiável está sempre na página de instruções para autores da revista escolhida. O que realmente importa para um investigador em Portugal é distinguir o tipo de revista, porque é esse tipo que define as regras aplicáveis.

A revista híbrida é o caso que mais dúvidas levanta, precisamente porque é aí que se cruzam três regras: os acordos da b-on, a política de elegibilidade da FCT e as quotas negociadas com cada editora.

Acordos transformativos da b-on: como funciona a isenção

A b-on negoceia com as editoras, em nome das instituições portuguesas, o acesso às revistas científicas. Nos contratos ditos transformativos, a lógica muda. Como explica a b-on, em vez de se pagar apenas para ler, os contratos passam a cobrir também os custos de publicação em acesso aberto em revistas híbridas, isentando os investigadores de encargos diretos com APC.

Para o doutorando, isto significa que um artigo numa revista híbrida abrangida pode ser publicado em acesso aberto sem qualquer fatura dirigida a si ou ao projeto. A cobertura, porém, não é automática nem universal. Depende da editora, do título concreto, do perfil do autor correspondente e da quota disponível. Cada um destes filtros é analisado nas secções seguintes.

Como confirmar se uma revista está coberta

• Consulte a informação da b-on sobre os acordos em vigor e as editoras participantes, antes de fechar a escolha da revista.
• Verifique o título concreto: estar coberta a editora não garante que todas as suas revistas estejam incluídas no acordo.
• Fale com os serviços de documentação da sua instituição, que acompanham estes acordos e conhecem o procedimento de validação interno.
• Guarde evidências: capturas do fluxo de submissão e mensagens de confirmação da editora são úteis se surgir uma fatura indevida.

Requisitos de elegibilidade: afiliação e e-mail institucional

Os acordos transformativos não cobrem «o artigo». Cobrem o artigo de um autor correspondente elegível. Esta distinção explica a maioria dos casos em que um investigador português acaba por receber uma fatura que julgava não existir.

Afiliação ativa à data de aceitação

Segundo as regras divulgadas pela b-on, o autor correspondente responsável pela submissão deve ter vínculo ou afiliação ativa a uma instituição membro da b-on à data em que o artigo é aceite para publicação. O momento relevante é a aceitação, não a submissão. Para bolseiros e investigadores com contratos a termo, isto tem consequências diretas. Um processo de revisão longo pode empurrar a aceitação para depois do fim do contrato, e nessa altura a elegibilidade pode já não existir.

E-mail institucional obrigatório na submissão

O autor correspondente tem de usar obrigatoriamente o seu endereço de correio eletrónico institucional na plataforma da editora e identificar a respetiva instituição. É assim que a editora cruza a submissão com a lista de instituições abrangidas. Submeter com um endereço pessoal é um dos erros mais frequentes e mais fáceis de evitar. Vale a pena alinhar também o perfil ORCID e a conta na plataforma da editora com o mesmo endereço e a mesma afiliação.

Coautoria internacional, incluindo com o Brasil

Em artigos com coautores de várias instituições, a escolha do autor correspondente deixa de ser uma formalidade. Se a correspondência ficar com um colega de uma universidade brasileira ou de outro país sem afiliação a uma instituição da b-on, o acordo português não se aplica. O artigo pode estar coberto por um acordo da instituição desse colega, mas isso tem de ser confirmado à parte. Decidir quem é o autor correspondente deve fazer parte da conversa inicial entre coautores, antes de se escolher a revista.

• O autor correspondente pertence a uma instituição membro da b-on?
• A afiliação vai manter-se ativa até à data provável de aceitação?
• A submissão é feita com o e-mail institucional?
• A instituição está corretamente identificada no formulário da editora?

Quotas anuais: o risco do first come, first served

Mesmo cumprindo todos os requisitos pessoais, a isenção pode falhar por uma razão alheia ao autor. De acordo com a FCT, várias editoras funcionam com uma quota anual de APC negociada a nível nacional, em regra atribuída por ordem de submissão ou aceitação. Quando a quota anual do acordo com uma editora se esgota, o artigo deixa de poder ser coberto por esse acordo no respetivo ano.

Na prática, isto introduz uma variável temporal no planeamento da publicação open access custos APC. Algumas sugestões para gerir esse risco:

1. Pergunte pelo estado da quota aos serviços de documentação antes de submeter, sobretudo se a submissão acontecer numa fase avançada do ano.
2. Não adie submissões prontas por razões cosméticas quando sabe que a revista funciona com quota limitada.
3. Tenha um plano B definido: se a quota esgotar, a opção não é pagar, mas publicar em regime fechado e cumprir a política de acesso aberto pela Via Verde.
4. Leia com atenção o passo de licenciamento na plataforma da editora. Se a cobertura não for confirmada, não aceite uma opção que gere uma APC a seu cargo.

O que a FCT não financia: APC em revistas híbridas

A regra mais importante para quem tem financiamento da FCT é simples: as despesas individuais com APC em revistas híbridas fora do enquadramento de acordos transformativos não são elegíveis para financiamento por projetos FCT. A justificação dada pela FCT é evitar o financiamento duplo aos editores, conhecido como double dipping: a editora receberia em simultâneo pelas subscrições e pelas APC do mesmo título.

Esta regra muda a forma de pensar a escolha da revista. Uma revista híbrida fora dos acordos não fica proibida. Pode publicar nela em regime de subscrição, sem pagar nada, e garantir o acesso aberto pelo repositório. O que não pode é imputar ao projeto a APC dessa revista. A regra refere-se especificamente a revistas híbridas. Para revistas totalmente em acesso aberto, confirme as condições do seu contrato ou projeto junto da entidade gestora, em vez de presumir a elegibilidade.

Via Verde: depositar o manuscrito aceite no RCAAP

Quando a revista não está coberta ou a quota se esgotou, o cumprimento da política de acesso aberto da FCT faz-se pela Via Verde. Segundo a FCT, o autor deve depositar a versão aceite do autor (Author’s Accepted Manuscript, AAM) num repositório institucional integrado na rede RCAAP, associando-lhe uma licença aberta, como a CC-BY, através da Estratégia de Retenção de Direitos.

Que versão depositar

• Preprint: a versão submetida, antes da revisão por pares. Não é a versão pedida neste contexto.
• AAM: o manuscrito final aceite, já com as alterações da revisão por pares, mas sem a paginação nem o grafismo da editora. É esta a versão a depositar.
• Versão publicada: o PDF final da editora. Em regra, não deve ser usada no depósito em regime de Via Verde.

Estratégia de Retenção de Direitos na prática

A lógica da retenção de direitos é garantir, desde o início, que o autor mantém a possibilidade de disponibilizar o AAM com licença aberta. Por isso, o momento crítico é a submissão e não a publicação. Siga a formulação e os procedimentos indicados nas orientações da FCT e confirme com o repositório da sua instituição como deve ser feito o depósito. Guarde sempre o ficheiro do AAM com nome e data claros: meses depois, é frequente já ninguém saber qual das várias versões foi a aceite.

Uma boa gestão de referências facilita muito este trabalho. Com a bibliografia automática do Tesify, as citações ficam organizadas em APA, MLA, Chicago ou outro formato pedido pela revista. Assim, o AAM depositado coincide exatamente com o que foi aceite, sem versões paralelas com referências desatualizadas.

Fluxo de decisão antes de submeter

Antes de carregar o manuscrito na plataforma da editora, percorra esta sequência. Leva poucos minutos e evita a maioria dos problemas descritos acima.

Erros comuns que acabam numa fatura

• Submeter com o e-mail pessoal e descobrir depois que a editora não reconheceu a afiliação.
• Escolher como autor correspondente um coautor sem vínculo a uma instituição da b-on.
• Ignorar o fim do contrato de bolsa ou de investigação, quando a aceitação pode ocorrer depois dessa data.
• Aceitar uma opção de licenciamento paga no formulário da editora sem confirmar a cobertura.
• Presumir que o projeto paga uma APC em revista híbrida fora dos acordos, o que a FCT não considera elegível.
• Depositar a versão errada: o preprint ou o PDF da editora, em vez do AAM com licença aberta.

Integrar esta estratégia na tese

Em teses por compilação de artigos, ou em dissertações das quais saem publicações, a gestão dos custos deve constar do plano de trabalho desde o início. A escolha das revistas condiciona os prazos de cada capítulo. Se um dos artigos sintetiza a literatura, a forma como organiza o estado da arte e os estudos anteriores influencia diretamente o tipo de revista a que se pode candidatar. O mesmo vale para a língua: decidir como tratar as citações em inglês numa tese em português torna-se ainda mais relevante quando o mesmo texto vai circular em duas versões.

Há também questões éticas no depósito. Se a investigação usou dados de uma organização, o que fica disponível no repositório tem de respeitar os acordos de confidencialidade, um tema tratado no guia sobre fazer a tese dentro de uma empresa com acesso, ética e confidencialidade. Por fim, prepare-se para justificar as opções de publicação na defesa. O júri pode perguntar onde e como os resultados foram divulgados, à semelhança das perguntas do júri numa defesa de tese sobre avaliação e reprodutibilidade.

Dominar a publicação open access custos APC não exige memorizar contratos. Exige três hábitos: verificar a cobertura antes de submeter, garantir a elegibilidade do autor correspondente e ter sempre a Via Verde preparada como alternativa sem custos.

Perguntas frequentes

Posso pagar a APC de uma revista híbrida com o meu projeto FCT?

Não, se a revista estiver fora de um acordo transformativo. Segundo as orientações da FCT, as despesas individuais com APC em revistas híbridas fora desses acordos não são elegíveis, para evitar o financiamento duplo às editoras. Nesses casos, publique sem APC e cumpra o acesso aberto pela Via Verde.

O que acontece se a quota do acordo transformativo se esgotar?

O artigo deixa de poder ser coberto por esse acordo no respetivo ano, porque várias editoras funcionam com quotas anuais atribuídas por ordem de submissão ou aceitação. A alternativa é publicar em regime de subscrição e depositar o manuscrito aceite num repositório RCAAP com licença aberta.

Posso submeter com o meu e-mail pessoal e manter a isenção de APC?

Não deve fazê-lo. O autor correspondente tem de usar obrigatoriamente o e-mail institucional na plataforma da editora e identificar a instituição, porque é assim que a elegibilidade é validada. Um endereço pessoal pode impedir o reconhecimento da afiliação.

O meu contrato termina antes da aceitação do artigo. Continuo coberto?

A regra da b-on exige que o autor correspondente tenha afiliação ativa a uma instituição membro à data de aceitação do artigo. Se o vínculo terminar antes dessa data, a cobertura pode deixar de se aplicar. Esclareça a situação com a sua instituição antes de submeter e pondere quem deve assumir a correspondência.

Que versão do artigo devo depositar no repositório RCAAP?

Deve depositar a versão aceite do autor, conhecida como AAM: o manuscrito final já revisto por pares, mas sem o grafismo da editora. Essa versão deve ficar associada a uma licença aberta, como a CC-BY, através da Estratégia de Retenção de Direitos.