Como Fazer o Depósito Final da Tese em PDF/A 2026

Defender a tese é o momento mais visível da pós-graduação — mas o depósito final é o passo que oficializa tudo. Sem o ficheiro submetido corretamente no sistema institucional e no RCAAP, o título académico não é emitido. E ao contrário do que muitos estudantes imaginam, o depósito não é um mero upload: exige o formato de arquivo correto (PDF/A), cumprimento de metadados específicos e, em muitos casos, uma decisão sobre embargo. Conhecer o processo antes do prazo evita erros que podem atrasar a conclusão oficial por semanas.

Este guia cobre os seis passos do depósito final da tese em Portugal em 2026, incluindo como converter para PDF/A, como submeter nos sistemas SIGARRA e Fénix, como pedir embargo e como verificar a indexação no RCAAP.

O Que é o Formato PDF/A?

PDF/A é a variante do formato PDF certificada pela norma ISO 19005 para arquivo digital de longa duração. Ao contrário de um PDF normal, o PDF/A incorpora todas as fontes, não permite conteúdo externo (hiperligações dinâmicas, vídeo incorporado) e garante que o documento pode ser renderizado corretamente décadas mais tarde, independentemente do software disponível.

O RCAAP — Repositórios Científicos de Acesso Aberto de Portugal — exige PDF/A como formato de depósito, ao abrigo do Decreto-Lei n.º 115/2013, de 7 de agosto, que regulamenta o acesso aberto às publicações académicas financiadas com fundos públicos.

Existem três versões relevantes:

• PDF/A-1b: o mais básico e o mais compatível — recomendado se não sabe qual escolher
• PDF/A-2b: suporta transparências e JPEG 2000 — adequado para teses com muitas figuras de alta qualidade
• PDF/A-3b: permite ficheiros incorporados (por exemplo, datasets) — aceite em alguns repositórios, mas verifique se o da sua instituição o suporta

Passo 1 — Obter Autorização do Orientador

Antes de qualquer submissão, o orientador (e muitas vezes o co-orientador, se existir) deve assinar a declaração de autorização de entrega da dissertação ou tese. Este documento confirma que o trabalho está em condições de ser avaliado pelo júri.

Documentos tipicamente necessários para o depósito:

• Ficheiro da tese em PDF/A (versão definitiva após a defesa, ou versão pré-defesa para entrega ao júri)
• Declaração de autoria e originalidade (assinada pelo estudante)
• Declaração de autorização do orientador
• Comprovativo do pagamento de propinas em dia
• Formulário de composição do júri (preenchido pelos serviços académicos)

Confirme os documentos exigidos pela sua faculdade com antecedência — os requisitos variam entre instituições e, por vezes, entre programas dentro da mesma instituição.

Passo 2 — Converter para PDF/A

A maioria das teses é escrita em Microsoft Word, LaTeX ou LibreOffice. Em qualquer um destes programas é possível exportar diretamente para PDF/A:

Microsoft Word (Windows/Mac)

1. Ficheiro → Guardar Como → selecione PDF
2. Clique em “Mais opções” (não basta o botão rápido)
3. Na caixa de diálogo, selecione “ISO 19005-1 conforme (PDF/A)” em “Conformidade de PDF”
4. Certifique-se de que “Incorporar tipos de letra que não podem ser incorporados” está ativado

LibreOffice Writer

1. Ficheiro → Exportar como PDF
2. Na aba “Geral”, selecione “PDF/A-1b” em “Versão do PDF/A”
3. Verifique que “Incorporar fontes standard” está ativado

LaTeX (pdfLaTeX ou XeLaTeX)

1. Adicione ao preâmbulo: usepackage[a-1b]{pdfx}
2. Crie um ficheiro de metadados XMP com título, autor, palavras-chave
3. Compile normalmente — o pacote pdfx gera automaticamente PDF/A conformante

Adobe Acrobat Pro

Se já tem um PDF normal: Ferramentas → PDF Standards → Guardar como PDF/A. O Acrobat corrige automaticamente alguns problemas de conformidade.

Passo 3 — Validar o PDF/A

Não assuma que o ficheiro é PDF/A apenas porque o exportou como tal. Erros comuns (fontes não incorporadas, transparências não suportadas, cores em espaço RGB em vez de CMYK) podem tornar o ficheiro não conformante mesmo após a exportação.

Ferramentas de validação gratuitas:

• veraPDF: o validador de referência para PDF/A, disponível em verapdf.org — gratuito, open-source, aceite como referência pelo RCAAP
• Adobe Acrobat Pro: Ferramentas → Preflight → Verificar Conformidade PDF/A (disponível na versão paga ou no período de teste)
• PDF24 Tools: ferramenta online gratuita com opção de conversão e validação básica

Se a validação reportar erros, os mais comuns são: “font not embedded” (resolução: re-exportar com incorporação de fontes ativada) e “transparency present” (resolução: no Word, remover qualquer efeito de sombra ou semitransparência nas figuras).

Passo 4 — Submeter no Sistema Institucional

Cada universidade portuguesa tem o seu sistema de depósito. Os mais comuns em 2026 são:

SIGARRA (Universidade do Porto)

1. Acesse em sigarra.up.pt com as credenciais institucionais
2. Vá a “Teses e Dissertações” → “Depósito de dissertação”
3. Preencha os metadados: título, resumo (máx. 4 000 caracteres), palavras-chave, orientadores, área científica
4. Faça upload do ficheiro PDF/A
5. Submeta — receberá confirmação por email

Fénix (Instituto Superior Técnico / Universidade de Lisboa)

1. Acesse em fenix.tecnico.ulisboa.pt
2. O resumo no Fénix tem limite de 250 palavras — prepare uma versão condensada
3. Após submissão, o sistema encaminha automaticamente para aprovação dos serviços académicos

Após a defesa (e não antes), a versão definitiva com as correções pedidas pelo júri deve ser submetida num prazo geralmente de 30 a 60 dias — verifique o regulamento da sua faculdade.

O guia como entregar a tese no SIGARRA, Fénix e Moodle tem instruções detalhadas sistema a sistema, incluindo capturas de ecrã.

Passo 5 — Solicitar Embargo

O embargo impede o acesso público ao texto integral da tese durante um período definido, mantendo visíveis apenas os metadados (título, resumo, palavras-chave). É relevante em três situações:

• Tese com dados sensíveis (dados pessoais de participantes que não podem ser anonimizados)
• Tese com componente de confidencialidade industrial (doutoramento industrial ou em parceria com empresa)
• Tese que vai dar origem a artigos ou patentes cujo processo de submissão ainda está em curso

O pedido de embargo é feito aquando do depósito e requer justificação. O prazo máximo de embargo nas universidades portuguesas é geralmente de 2 anos (prorrogável por mais 2 em casos justificados). Para saber como apresentar este pedido com o argumento correto, o guia como pedir embargo da tese no RCAAP explica o procedimento em detalhe.

Passo 6 — Confirmar Indexação no RCAAP

Após o depósito no repositório institucional, a tese é automaticamente indexada no RCAAP — o agregador nacional dos repositórios científicos portugueses. Este processo demora tipicamente 24–72 horas úteis.

Para confirmar:

1. Acesse www.rcaap.pt e pesquise pelo título da sua tese ou pelo seu nome
2. Verifique que os metadados apresentados são corretos: título, autor, orientadores, instituição, data, palavras-chave
3. Se detetar erros nos metadados, contacte os serviços de documentação da sua faculdade — as correções têm de ser feitas no repositório institucional, não diretamente no RCAAP

A indexação no RCAAP torna a tese descobrível internacionalmente através da OpenAIRE e do DART-Europe. Para trabalhos com texto em inglês ou com abstract em inglês, a visibilidade em bases de dados como o DRIVER e o BASE é imediata.

Após o depósito e a indexação, o processo de emissão do diploma começa formalmente. Para saber o que acontece a seguir, o guia sobre o que acontece depois da defesa — diploma e título oficial — explica os prazos e os procedimentos até à cerimônia de graduação.

Sistemas de Depósito por Universidade

Para instituições brasileiras, o depósito segue a regulamentação da CAPES e é feito no sistema da pós-graduação da universidade e na Biblioteca Digital Brasileira de Teses e Dissertações (BDTD/IBICT).

Erros Comuns no Depósito da Tese

1. Submeter PDF normal em vez de PDF/A: O sistema pode aceitar o upload mas o validador do RCAAP vai rejeitar ou sinalizar o ficheiro. Valide sempre antes de submeter.
2. Resumo acima do limite do sistema: O Fénix aceita apenas 250 palavras; o SIGARRA tem limites de caracteres. Prepare versões condensadas com antecedência.
3. Fontes não incorporadas: Especialmente em teses com fórmulas matemáticas ou caracteres especiais geradas no LaTeX. Verifique com o veraPDF.
4. Não pedir embargo atempadamente: O embargo tem de ser solicitado no momento do depósito — não é possível pedir depois de o texto integral já estar público.
5. Depositar a versão pré-defesa como versão definitiva: A versão final com as correções do júri é diferente da versão entregue antes da defesa. Certifique-se de submeter a versão correta em cada fase.
6. Deixar para o último dia: Problemas técnicos no sistema ocorrem frequentemente perto dos prazos de entrega. Submeta com pelo menos 2–3 dias de margem.

Perguntas Frequentes