Gerir informação dispersa pode dificultar a organização da tese. Pastas dispersas no desktop, listas de tarefas em papel, notas no telemóvel sem contexto — e no final, ninguém sabe exatamente em que estado está o segundo capítulo. Gerir o projeto da tese no Notion e no Trello resolve este problema com dois sistemas complementares: o Notion organiza o conhecimento e a escrita; o Trello move as tarefas através de estados claros. Usados em conjunto, funcionam como um painel de controlo para a tua investigação.
Porquê usar Notion e Trello juntos
O Notion é um espaço de trabalho baseado em blocos que combina notas, bases de dados, wikis e listas de tarefas. Para uma tese, é o lugar onde o conhecimento vive: rascunhos de capítulos, fichas de leitura, mapa conceptual e registo de reuniões com o orientador. O Trello, por outro lado, é um quadro kanban que mostra o estado de cada tarefa — o que está pendente, o que está em curso e o que está concluído. O Notion também permite acompanhar tarefas em quadros Kanban, pelo que pode ser usado sozinho. A combinação com o Trello é uma opção para quem prefere separar as notas e os rascunhos do quadro de tarefas.
Neste guia, a separação entre captura de informação e gestão de tarefas é uma sugestão de organização, não uma melhoria comprovada da produtividade académica. O Blogprodutivamente fica como leitura complementar; o próprio Notion permite reunir bases de dados e acompanhamento de tarefas. Para quem está a preparar a dissertação a par de uma vida profissional a tempo inteiro, confere também o guia sobre fluxo para quem trabalha e estuda, que apresenta um método de sessões de trabalho curtas e focadas compatível com este sistema.
Configurar o Notion para a tese: passo a passo
Passo 1 — Criar a página raiz
Abre o Notion e cria uma nova página com o título da tua tese. Esta será a homepage do teu projeto. Dentro dela vais criar todas as sub-páginas e bases de dados. Estrutura sugerida:
- Dashboard — ligações rápidas para as principais áreas
- Capítulos — base de dados com um registo por capítulo
- Referências — base de dados bibliográfica
- Notas de Leitura — fichas de artigos e livros
- Reuniões com Orientador — registo cronológico
- Diário de Investigação — reflexões livres e ideias
Passo 2 — Criar a base de dados de Capítulos
Cria uma nova página dentro da homepage e, em “Get started with”, seleciona “•••” → “Table”, conforme a documentação do Notion. Cria as seguintes propriedades:
- Nome (título, padrão) — ex.: “Cap. 2 — Revisão de Literatura”
- Estado (select) — Não iniciado / Em rascunho / Em revisão / Concluído
- Palavras-alvo (number) — meta de palavras para o capítulo
- Palavras atuais (number) — atualiza semanalmente
- Prazo (date) — data limite por capítulo
- Orientador viu? (checkbox) — marcas após feedback
Muda para a vista “Board” para teres um kanban visual dos capítulos, agrupado pela propriedade Estado. É o equivalente ao Trello, mas aplicado ao progresso da escrita.
Passo 3 — Criar a base de dados de Referências
Cria outra tabela com os campos: Autores, Ano, Título, Tipo (artigo / livro / capítulo / tese), Acedido via, Link DOI, Relevância (select: Alta / Média / Baixa), e Usado em capítulo (relation para a tabela de Capítulos). Esta última propriedade permite consultar os capítulos que associares manualmente a cada referência; não deteta automaticamente as citações no texto. Ativa a relação nos dois sentidos para também veres as referências na tabela de Capítulos, conforme a documentação do Notion. Se precisas de organizar os dados da tua investigação de forma mais sistemática, este registo de referências pode ser integrado com um plano de gestão de dados mais alargado.
Passo 4 — Criar as Notas de Leitura
Para cada artigo ou livro que lês, cria um registo com: resumo em três frases, argumento principal, metodologia usada, limitações e três citações diretas potencialmente úteis. Liga o registo à referência correspondente na base de dados de Referências usando a propriedade de relação. Desta forma, quando precisas de encontrar uma citação sobre um conceito específico, basta filtrar as notas.
Passo 5 — Configurar o Dashboard
Na página raiz, usa o bloco “Linked database” para mostrar apenas os capítulos com Estado “Em rascunho” ou “Em revisão”. Adiciona um bloco de calendário a mostrar os prazos dos capítulos. Ao abrir o Notion pela manhã, o dashboard diz-te imediatamente onde estás e o que precisa de atenção — sem teres de navegar por múltiplas páginas.
Configurar o Trello para a tese: passo a passo
Passo 1 — Criar o quadro principal
Cria um novo quadro no Trello com o nome da tua tese. Escolhe um fundo discreto, se isso te ajudar a manter o foco durante as sessões de escrita. O Trello baseia-se no método kanban, amplamente documentado na gestão de projetos ágil: tarefas movem-se da esquerda para a direita à medida que avançam.
Passo 2 — Criar as listas (colunas)
Para uma tese, as seguintes seis colunas cobrem todo o ciclo de vida de uma tarefa:
- Backlog — tudo o que precisa de ser feito, sem data definida
- Esta semana — tarefas comprometidas para os próximos sete dias
- Em curso — o que estás a fazer agora (máximo 2-3 cartões)
- Bloqueado — tarefas paradas à espera de resposta do orientador ou de acesso a uma fonte
- Em revisão — rascunhos entregues ao orientador ou a revisores
- Concluído — arquivo do que já foi feito (esvazia mensalmente para um quadro de arquivo)
Passo 3 — Criar cartões com estrutura consistente
Cada cartão deve seguir uma convenção de nomes clara. Usa o formato: [área] + ação + resultado esperado. Por exemplo: “[Cap.2] Escrever secção de análise crítica — 800 palavras”. Dentro de cada cartão, adiciona:
- Descrição com o contexto da tarefa
- Checklist com os sub-passos necessários
- Data de entrega
- Etiqueta de cor por tipo de tarefa (escrita, leitura, dados, administrativo)
- Link para a página correspondente no Notion
Passo 4 — Usar etiquetas por tipo de tarefa
Define as etiquetas de cor no início e usa-as consistentemente. Sugestão:
| Cor | Tipo de tarefa | Exemplos |
|---|---|---|
| Azul | Escrita | Redigir, rever, reformular |
| Verde | Leitura/pesquisa | Ler artigo, pesquisar bases de dados |
| Laranja | Dados | Recolher, limpar, analisar dados |
| Roxo | Administrativo | Preencher formulários, enviar emails |
| Vermelho | Urgente/bloqueado | Resposta pendente, prazo curto |
Como sincronizar Notion e Trello
A ligação entre as duas ferramentas pode ser manual: neste método, os links dão acesso ao conteúdo e os estados são atualizados por ti. Experimenta o seguinte:
- Quando crias um cartão no Trello, cola na descrição o link direto para a página correspondente no Notion (página do capítulo, ficha de leitura ou nota de reunião).
- Quando crias uma nova página no Notion, menciona no título o número do cartão Trello correspondente entre parênteses — ex.: “(T-47) Análise crítica Bourdieu”.
- Uma vez por semana, durante a revisão semanal, percorre os cartões da coluna “Em curso” no Trello e verifica se o progresso real no Notion corresponde ao estado do cartão.
Esta correspondência manual pode ajudar a manter os dois sistemas coerentes, desde que atualizes os cartões e as páginas durante a revisão semanal. Para quem quer visualizar o progresso global a longo prazo, combinar este sistema com um cronograma em Gantt dá uma perspectiva mais clara dos marcos até à defesa.
Rotina semanal de gestão da tese
Ter os sistemas configurados não chega — é a rotina semanal que transforma as ferramentas em progresso real. Propomos uma revisão semanal para conferir os estados das tarefas e ajustar prioridades nos quadros. O SOS Universitario fica como leitura complementar, sem fundamentar aqui uma associação entre esta rotina e melhor desempenho académico. Aqui está uma rotina de 45 minutos adaptada à tese:
Segunda-feira (15 min) — Planear a semana
- Abre o Trello. Move os cartões concluídos na semana anterior para a coluna “Concluído”.
- Seleciona 3-5 cartões do Backlog para a coluna “Esta semana”. Não sobrecargues — menos é mais.
- Verifica as datas de entrega no dashboard do Notion. Ajusta se necessário.
Quarta-feira (10 min) — Revisão a meio da semana
- Percorre os cartões “Em curso”. Algum está bloqueado? Move-o para a coluna “Bloqueado” e regista o motivo na descrição.
- Atualiza a propriedade “Palavras atuais” nos capítulos do Notion.
Sexta-feira (20 min) — Revisão semanal completa
- Anota no Diário de Investigação do Notion o que fizeste, o que aprendeste e o que ficou por fazer.
- Verifica se há reuniões com o orientador na semana seguinte e prepara os documentos correspondentes.
- Actualiza o estado dos capítulos na base de dados Notion.
- Esvazia a coluna “Esta semana” — tudo o que ficou por fazer volta ao Backlog ou vai para a semana seguinte de forma consciente.
Esta rotina é compatível com o modelo de sessões curtas diárias descrito no guia de fluxo para quem trabalha e estuda. A revisão de sexta-feira pode servir para registar o ponto de situação e escolher por onde começar na segunda-feira.
Templates prontos a usar
Template Notion — Base de dados de Capítulos
Reproduz esta estrutura de propriedades ao criar a tua tabela de Capítulos:
- Nome (título)
- Estado (select: Não iniciado / Em rascunho / Em revisão / Concluído)
- Tipo (select: Introdução / Revisão Literatura / Metodologia / Resultados / Discussão / Conclusão)
- Palavras-alvo (number)
- Palavras atuais (number)
- Progresso % (formula: Palavras atuais / Palavras-alvo × 100)
- Prazo (date)
- Orientador aprovou (checkbox)
- Referências usadas (relation para a tabela Referências)
Template Trello — Cartão de tarefa de escrita
Ao criar um cartão de escrita no Trello, usa este template interno:
- Título: [Cap.X] Ação — Resultado esperado
- Descrição: Contexto breve (2-3 frases) + link para a página Notion
- Checklist: 1) Ler notas de leitura relevantes; 2) Criar esboço de parágrafos; 3) Escrever rascunho; 4) Rever ortografia e estilo; 5) Atualizar contagem de palavras no Notion
- Data de entrega: definida
- Etiqueta: Azul (escrita)
Para uma perspectiva alternativa sobre ferramentas de organização, o artigo sobre Notion vs Obsidian para tese explora quando faz mais sentido optar pelo Obsidian para a gestão do conhecimento, nomeadamente para quem prefere ficheiros locais e ligações entre notas sem depender da cloud. Se o teu foco é o planeamento temporal, o guia sobre plantilla de cronograma oferece uma alternativa em Excel que complementa o Trello para a calendarização de marcos.
Enquanto o Notion e o Trello gerem a organização e o fluxo de trabalho, ferramentas como o Tesify podem apoiar a escrita e revisão dos capítulos diretamente, integrado na tua rotina semanal como o passo de produção de conteúdo.
Para quem está a gerir grandes volumes de dados de investigação, é também recomendável criar uma estrutura complementar no Notion para organizar os dados de forma rastreável, especialmente em teses com componentes empíricas. O Blog Estudo Verso também oferece orientações práticas sobre cronogramas de estudo que se integram bem com a rotina de revisão semanal descrita acima.
Perguntas frequentes
O Notion é gratuito para gerir a tese?
Sim. O plano gratuito do Notion inclui páginas e blocos ilimitados para uso individual, bases de dados, uploads até 5 MB por ficheiro e histórico de páginas de 7 dias. Com dois ou mais membros, há um limite de blocos no plano gratuito. O Plus alarga o histórico para 30 dias e permite ficheiros maiores. O plano gratuito do Trello inclui cartões ilimitados, até 10 quadros e até 10 colaboradores por Workspace. Confirma se estes limites cobrem as necessidades da tua tese.
Devo usar o Notion ou o Trello para tomar notas de leitura?
Neste método, recomendamos o Notion para notas de leitura, aproveitando as páginas de cada registo e as relações entre bases de dados. O Trello fica dedicado ao acompanhamento das tarefas, embora também possa guardar notas e contexto. Usa o Notion para fichas de leitura, anotações e rascunhos de capítulos; usa o Trello para controlar o estado de cada tarefa (ler, resumir, integrar no capítulo). A divisão de responsabilidades entre as duas ferramentas é o que as torna tão eficazes em conjunto.
Quantos quadros Trello devo criar para a tese?
Para a maior parte das teses de mestrado, um único quadro Trello é suficiente. Podes usar etiquetas de cor para distinguir áreas (escrita, dados, leitura, administrativo) e filtrar por etiqueta quando precisas de focar. Criar múltiplos quadros — um por capítulo, por exemplo — fragmenta a visão global e complica a gestão. A excepção são teses de doutoramento com múltiplos estudos paralelos, onde um quadro por estudo pode fazer sentido.
Como intego o Zotero com o Notion para gestão bibliográfica?
Uma opção manual é exportar referências do Zotero em CSV e importá-las para a base de dados de Referências. Atenção: segundo a documentação do Notion, cada importação acrescenta linhas, sem atualizar as existentes; repetir a importação da biblioteca completa pode criar duplicados. O plugin de terceiros Notero, depois de instalado e ligado à base de dados, pode enviar automaticamente para o Notion os itens modificados das coleções monitorizadas. Em alternativa, mantém o Zotero para a gestão de referências e citações no Word ou LaTeX, e usa o Notion apenas para as notas de leitura e o contexto argumentativo — os dois sistemas complementam-se sem conflito.
Este sistema funciona para uma tese feita em grupo ou co-autoria?
Sim. Tanto o Notion como o Trello têm funcionalidades de colaboração. No Trello, podes atribuir cartões a membros específicos da equipa e usar os comentários para comunicação contextual. No Notion, podes partilhar páginas com permissões de edição ou apenas leitura. Para projetos de co-autoria, define à partida quem é responsável por cada capítulo (propriedade “Responsável” na tabela Notion) e usa o Trello para coordenar as dependências entre as tarefas de diferentes membros.
Quanto tempo leva a configurar este sistema?
O tempo de configuração depende da tua familiaridade com as ferramentas e da quantidade de registos a criar. Reserva uma tarde no início da tese para fazer a configuração com calma e preencher os primeiros registos — capítulos previstos, referências já identificadas, tarefas das primeiras duas semanas. O objetivo é facilitar a consulta dos registos e o acompanhamento das tarefas ao longo da investigação.
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