Como Partilhar uma Biblioteca Zotero em Grupo 2026

Investigar a dois — com o orientador, um co-autor ou toda uma equipa de projeto — exige que as referências estejam centralizadas e acessíveis a todos. O Zotero resolve isto com as bibliotecas de grupo: uma coleção de referências partilhada na nuvem, sincronizada em tempo real, que qualquer membro pode consultar e citar diretamente no Word ou Google Docs. Partilhar uma biblioteca Zotero em grupo elimina os envios de ficheiros BibTeX por email, as versões desatualizadas e o trabalho duplicado na recolha de fontes.

Este guia mostra como criar e configurar uma biblioteca de grupo no Zotero em 2026, passo a passo, desde a criação do grupo até à citação de referências partilhadas num documento de escrita colaborativa.

Por Que Usar Grupos Zotero?

Os grupos Zotero são especialmente úteis em quatro situações académicas frequentes:

• Orientação de dissertação: O orientador acede à biblioteca de referências do mestrando, sugere novas fontes e verifica se a revisão de literatura está completa — sem trocas de email
• Co-autoria de artigos: Dois ou mais autores constroem a lista de referências em conjunto e citam a partir da mesma fonte, eliminando inconsistências de formatação
• Projeto de equipa: Um grupo de investigação partilha toda a literatura relevante para um projeto, organizada por temas ou por fase do estudo
• Revisão sistemática: Uma equipa de revisores distribui artigos para triagem e regista as decisões de inclusão/exclusão na biblioteca partilhada

Para compreender as diferenças entre o Zotero 7 e o Mendeley em termos de funcionalidades de colaboração, o guia como migrar do Mendeley para o Zotero 7 passo a passo compara as duas plataformas em detalhe.

Pré-Requisitos

Para usar grupos Zotero são necessários:

• Uma conta registada em zotero.org (gratuita)
• O Zotero desktop instalado (versão 7.x em 2026 — disponível para Windows, Mac e Linux)
• O plugin Zotero Connector no browser (Chrome, Firefox ou Edge) para capturar referências da web
• Os membros do grupo também precisam de contas Zotero registadas (não é possível convidar por email sem conta)

O Zotero desktop é gratuito. O armazenamento na nuvem inclui 300 MB gratuitos por conta; para partilha de ficheiros PDF em grupos o armazenamento é contado na conta do criador do grupo, não dos membros.

Passo 1 — Criar uma Conta Zotero

1. Acesse zotero.org e clique em “Log In” no canto superior direito
2. Selecione “Register for a free account”
3. Preencha o nome de utilizador (será o identificador para convites de grupo), email e senha
4. Confirme o email recebido na caixa de entrada
5. No Zotero desktop, vá a Editar → Preferências → Sincronização e insira as credenciais da conta criada
6. Clique em “Sincronizar” — a conta está ligada ao desktop

Se já tem conta Zotero mas nunca usou grupos, passe diretamente ao Passo 2.

Passo 2 — Criar um Novo Grupo

Há dois caminhos para criar um grupo:

Via Zotero desktop:

1. No menu superior, clique em Ficheiro (ou File)
2. Selecione “Nova Biblioteca” → “Novo Grupo”
3. O browser abre automaticamente na página de criação de grupo em zotero.org
4. Insira o nome do grupo (ex.: “Dissertação_Mestrado_2026” ou “Projeto_PTDC_2026”)
5. Escolha o tipo de grupo (ver Passo 3)
6. Clique em “Create Group” — o grupo aparece no painel esquerdo do Zotero desktop

Via zotero.org:

1. Faça login em zotero.org
2. Clique no separador “Groups”
3. Selecione “Create a New Group”
4. No Zotero desktop, sincronize (ícone de seta verde) para que o grupo apareça no painel

Passo 3 — Configurar Tipo e Permissões

O Zotero oferece três tipos de grupo, com implicações importantes para a visibilidade e a partilha de ficheiros:

Permissões de biblioteca — configure quem pode:

• Ler referências: Todos os membros, apenas administradores, ou público geral
• Editar referências: Todos os membros ou apenas administradores (recomenda-se “todos os membros” para projetos colaborativos ativos)
• Partilhar ficheiros: Todos os membros ou apenas administradores

Passo 4 — Convidar Membros

1. Acesse a página do grupo em zotero.org (clique com o botão direito no grupo no desktop → “Settings”)
2. Vá ao separador “Members”
3. Clique em “Send More Invitations”
4. Insira o nome de utilizador Zotero ou o endereço de email do convidado
5. Defina o papel: Member (membro regular) ou Admin (administrador com controlo total)
6. O convidado recebe um email com o link de aceitação — após aceitar, o grupo aparece no seu Zotero desktop na próxima sincronização

Dica para orientadores: Se o orientador não tem conta Zotero, pode criar uma gratuita em menos de 2 minutos. Para grupos de dissertação, o papel de “Member” com permissão de edição é suficiente — reservar “Admin” para o próprio estudante simplifica a gestão.

Passo 5 — Adicionar Referências ao Grupo

Há três formas de adicionar referências a uma biblioteca de grupo:

Arrastar da biblioteca individual:

1. No painel esquerdo do Zotero desktop, encontre a referência na sua biblioteca pessoal
2. Arraste-a para a coleção do grupo no painel esquerdo
3. Nota: isto cria uma cópia na biblioteca de grupo — a referência original mantém-se na biblioteca individual

Adicionar diretamente com o Zotero Connector:

1. Abra a página do artigo ou livro no browser
2. Clique no ícone do Zotero Connector
3. Na janela de seleção de pasta, escolha a coleção da biblioteca de grupo (em vez da biblioteca individual)

Importar um ficheiro BibTeX ou RIS:

1. No Zotero desktop, selecione a coleção do grupo no painel esquerdo
2. Vá a Ficheiro → Importar e selecione o ficheiro
3. As referências importadas ficam diretamente na biblioteca do grupo

Passo 6 — Usar na Escrita

Com o plugin Zotero instalado no Microsoft Word ou Google Docs, as referências da biblioteca de grupo são acessíveis exatamente como as da biblioteca individual:

1. Posicione o cursor no ponto do texto onde quer inserir a citação
2. Clique em “Add/Edit Citation” no separador Zotero do Word (ou no ícone no Google Docs)
3. Na barra de pesquisa, escreva o título ou autor — as referências do grupo aparecem misturadas com as da biblioteca individual
4. Selecione a referência e confirme
5. Para gerar a lista de referências: “Add/Edit Bibliography” no final do documento

Se dois membros do grupo editam o mesmo documento em simultâneo (no Google Docs), ambos veem as mesmas referências disponíveis — o que elimina os problemas de “a minha versão do Zotero não tem esta referência”.

O Blog da Biblioteca da ECA-USP tem um guia detalhado sobre trabalhar em grupo com Zotero, com instruções passo a passo para criação de grupos e inserção de citações colaborativas.

Armazenamento de Ficheiros em Grupos

O armazenamento de PDFs em grupos Zotero funciona de forma diferente da biblioteca individual:

• Os PDFs anexados às referências de grupo contam para o armazenamento do criador do grupo (não dos membros)
• O plano gratuito inclui 300 MB — suficiente para algumas dezenas de artigos
• Para projetos com muitos PDFs, o plano de 2 GB custa USD 20/ano (2026); 6 GB custa USD 60/ano
• Alternativa gratuita: guardar os PDFs em OneDrive, Google Drive ou Dropbox e ligar o caminho nas preferências do Zotero (Linked File Attachments) — os membros precisam de ter os ficheiros no mesmo caminho local

Para investigação de doutoramento com grandes volumes de literatura, o guia sobre o uso de gestores de referências por investigadores — com dados sobre adoção do Zotero vs. Mendeley vs. EndNote — está disponível em uso de gestores de referências por investigadores: dados 2026.

Casos de Uso Académicos

Caso 1: Dissertação de Mestrado com Orientador

Crie um grupo privado com o nome do projeto. Adicione o orientador como membro. Durante a revisão de literatura, o orientador pode adicionar referências que considera fundamentais e que o mestrando ainda não encontrou. O mestrando vê as adições imediatamente após sincronizar.

Caso 2: Co-autoria de Artigo

Crie um grupo com os co-autores. Cada autor adiciona as referências que encontrar na sua pesquisa. Quando um autor citar uma referência que o outro também quer usar, está disponível automaticamente — sem duplicação nem inconsistências de formatação.

Caso 3: Revisão Sistemática em Equipa

Crie coleções dentro do grupo para cada fase da revisão: “Pesquisa inicial”, “Triagem título/abstract”, “Leitura integral”, “Incluídos”, “Excluídos”. Cada revisor classifica os artigos nas coleções, e a equipa vê o progresso em tempo real. Para análises PRISMA, a organização por coleções facilita a contagem para o fluxograma. Veja o guia sobre como fazer uma revisão sistemática da literatura para o protocolo completo.

Problemas Comuns e Soluções

Para uma comparação detalhada entre o Zotero e o Mendeley em termos de funcionalidades de colaboração e migração, o guia como migrar do Mendeley para o Zotero 7 cobre todos os cenários.

Perguntas Frequentes